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大学生毕业以后档案会给自己吗

很多大学生或通过同学、朋友讲述,或通过网络查询,大都在脑子里对于个人档案的重要性建立起了一些初步的概念。但是对于什么是档案,档案有什么用处以及档案应该如何保管这些问题并没有准确的答案。甚至有的同学还会问,大学毕业后档案学校会将档案发给我吗?在这里,你都能找到答案。

大学毕业后学校会将档案发给毕业生吗?

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相信很多同学都想过这个问题,有的同学甚至还会想,毕竟是这么重要的文件,还是自己保管更放心一些呢!事实上大学毕业以后档案不会发给学生自己,严格地说,个人基本上是不可能接触到档案的。除非是特殊情况需要,这个时候可以向档案管理单位申请查阅档案,但首先需要提交申请资料,审核批准后才能查阅。

档案是什么?

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档案是记录个人经历的文字性材料。档案一般是从学生时代开始的,也就是学籍档案。学籍档案包括:学籍登记卡、毕业生登记表、成绩单、记录学生在学习和生活中表现的文件,学生的组织关系材料、学历学位证明以及大学毕业时的报到证(报到证是由原来的派遣证转化来的)等等。毕业时,学校将毕业生报到证放入学籍档案中封存,然后根据毕业生派遣去向将档案托管到相关单位,此时学籍档案就变成了人事档案。

需要注意的是档案中的材料都是原始材料,不可复制。

为什么不将档案发给学生个人呢?

有的同学可能已经了解到档案资料是由哪些内容组成,但是仍然不能理解为什么不能将档案发给学生个人。关于这个问题,我们需要从档案的作用,以及国家对于档案的管理有哪些规定等方面开始说明。

  • 档案的作用

档案是记录个人经历的材料,同时也是个人身份以及以往经历的证明材料,也是以后计算工龄等的依据,这里举例说明。

首先从个人身份说起,在我们国家,人事档案是分为干部档案和工人档案量大类的。顾名思义,干部档案就是有干部身份的人员的档案,获得干部身份的其中一条途径就是全日制普通高校毕业生,在工作满一年即见习期满一年时,通过办理转正定级手续之后,就可以获得干部身份。干部身份是报考公务员、报考事业单位的必备条件之一。而干部身份的证明就是档案。

再来说一说档案是计算工龄的依据,档案中的报到证(也就是派遣证)是高校毕业生参加工作的初始证明,也就是说,报到证上的日期就是参加工作的起始日期。很多人毕业后可能会从事不止一份工作,用人单位对于毕业生以前的就业情况并不了解。而档案会连续记录个人经历,因此依据档案计算工龄是相对更准确的一种计算方式。

  • 档案管理规定

国家针对档案管理专门制定了《中华人民共和国档案法》,其中关于人事档案的管理有三大原则:

第一、保守档案机密,也就是说人事档案是属于机密文件;

第二、维护人事档案材料完整,防止材料损坏,这里主要有两个原因,首先是档案中的材料都是原始记录,不可复制;其次是档案中的材料是个人以后办理各项手续的重要证明材料,因此必须妥善保管;

第三、便于档案材料的使用,档案是重要机密文件,同时它的使用频率也是相对较高的,比如职称评审、计算工龄、办理退休手续时都需要提供档案资料。因此国家专门规定了档案管理部门,保证档案的机密性的同时也便于个人查阅使用。

毕业生应该如何管理自己的档案呢?

  • 档案托管

通过上面的内容我们知道,毕业后学籍档案就变成了人事档案,需要从学校转出且不允许个人持有,那么我们要做的就是办理档案托管,将档案托管到合适的地方。

档案托管是由学校集中办理的,通常可选择托管的单位有:人力资源与社会保障局档案管理科,人才市场、国企及机关事业单位的档案管理部门以及就业指导中心。注意,民营企业通常是不具有档案管理资格的。

  • 档案查阅

档案并不是一托了之,尤其是毕业后我们使用档案的频率可能比在学校时更高,我们必须了解档案查阅流程。档案查阅通常需要先向托管单位提出申请,并根据规定提交相应资料,必备的是身份证、查阅证明等,具体可以咨询托管单位,资料齐全且通过审核后才能查阅档案。

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