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存在人社局的档案怎么自己带出

每到毕业季,学校都会为毕业生集中办理档案托管、转递手续。很多同学会选择将档案托管在人力资源与社会保障局档案管理科室(以下简称人社局)。由于毕业的时候档案托管的手续都是学校代为办理的,很多同学并不了解档案管理流程。那么当我们需要查阅或者转移档案的时候应该怎么办呢?

存在人社局的档案可以自己去取出来带走吗?

首先可以肯定的是,个人是不能将档案取出带走的。这是由于档案的特殊性以及国家对于档案管理的规定决定的。

1、档案的特殊性:

档案是机密文件,档案中的材料一般是记录个人重要经历的原始文件,无法复制。档案是个人以后办理职称评审、报考公务员、报考研究生、报考机关事业单位、办理社保、办理退休等的证明文件,如果确实会影响相关手续的正常办理。

2、档案的管理规定

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基于档案的重要程度以及特殊性,国家制定了专门的档案管理规定,首先就说明了档案是机密文件,不允许个人持有,必须由具备档案管理资格的单位管理。

有些人可能曾经有过这样的经历,在办理档案转调手续时,原档案管理部门将档案交给个人,要求个人将档案递交到新的托管单位。首先需要说明,这种做法是不符合规定的。如果遇到这种情况,建议立即联系档案管理单位办理托管手续,比如所在地的人力资源与社会保障局,如果是在校学生,请立即联系学校。切记,遇到这种情况不要将档案长时间放在自己手中,也不要因为好奇私自拆开档案,否则档案可能会变成死档。死档就是不被档案管理单位认可、接收的档案,死档也不能作为证明材料办理职称评审等手续。

如果需要使用档案时我们应该怎么办呢?

档案虽然是机密文件,有严格的管理制度。但归根结底,档案的本质就是证明材料,我们还是经常需要使用档案。档案管理的第三原则就是便于使用,并为此制定了一些管理流程及手续。接下来已档案借提和档案查阅为例说我们应该通过什么途径使用档案。

  • 档案借提

《流动人员人事档案管理暂行规定》明确了档案借提办事流程。档案借提的服务对象是:与企事业单位解除或者终止了劳动关系的人员的档案、自由职业或者灵活就业人员的档案、被机关事业单位辞退或者取消录用的人员的档案等等。

档案借提需要提交的资料有:单位开具的人事档案借或提档函、本人身份证、个人委托保存档案合同(有的也叫档案手册)。准备好上述资料后就可以到档案管理单位申报,经受理审核后就会开始办理档案借提。因为档案不允许个人持有,都是公对公进行的,因此,档案借提也是由原托管单位通过机要交通转递或者委派专人送达到借提单位的。

根据规定,档案管理单位在收到调档函后15天内需要将档案交给档案流动服务机构,且须将档案资料完整交出,不允许保留。调档单位在收到档案后会进行检查,若发现丢失应要求原单位补齐资料或查明原因。

  • 档案查阅

档案查阅适用的对象同样有与企事业单位解除或者终止了劳动关系的人员的档案、自由职业或者灵活就业人员的档案、被机关事业单位辞退或者取消录用的人员的档案等等。

需要提交的资料有:单位开具的查阅说明函、本人身份证、个人委托保存档案合同(有的也叫档案手册)。办理流程同样是持上述资料到档案管理单位办事窗口申报,经审核批准后就可以查阅档案了。

由于档案的机密性,办完查阅手续后,档案管理单位会当场告知申请人所需要查阅的信息,并不会将档案交给个人。查阅完成后将档案密封存档。

注意

由以上内容我们可以知道国家对于档案的管理有严格的规定,并且自己保留档案是存在很大风险的。因此我们应该梳理正确的档案管理意识,千万不能抱有侥幸心理,私自保管档案,甚至私自销毁档案中对自己影响不好的材料。

若出现以上情况,轻则档案成为死档,无法流通使用,重则会触犯法律并将受到法律制裁。档案管理即是国家对于个人隐私的保护,同时也是对于国家机密的保护,准守档案管理规定,利己又利人。

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