人事档案里的材料有重要材料、一般材料之分。在档案存入、转出之际，都会由存档机构进行认真审核。在档案存入时，如果缺失了某些材料，存档机构得视所缺材料的类别，进行不同的处理：对于缺失涉及就业、档案接转等重要材料的，出具“退档告知书”，明确告知申请人在有效期内尽快补充材料。对于缺失一般档案材料的，出具“接收档案缺少材料清单”，经本人确认签字后办理档案接收存放手续，缺少材料补齐后再归入档案。
首先得知档案缺失哪些材料之后，就可以按照缺失材料去补办，一般一份完整的档案分为学籍档案和人事档案，学籍档案中的材料缺失的话，就可以到学校补办，先由档案存放单位开具档案材料缺失证明并加盖公章，再写一个材料补办申请，在学校签字盖章，拿着材料去相关部门调出资料并复印盖章签字，再送往存档单位归档就行了。
如果是人事档案缺失的话，就要看具体缺失材料来判断补办单位，如果是工作的材料，就去工作单位开具证明就可以了，如果是职称评审或者参加职称考试拿证的档案资料，就需要去发证档案或者是评审单位开具证明或者补办了。
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