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大学毕业之后档案该如何保管

档案是学生毕业前家庭情况、学习成绩、政治思想、身体状况等情况的文字记载材料,也是用人单位选拔、聘用人才的重要依据。用人单位通常会根据人事档案中反映的德、能、专业特长,将其安排到适当的工作岗位上。若不知档案去向,有许多人生大事的办理都会比较麻烦甚至办不了,所以档案对我们每一个人的重要性不言而喻

大学毕业生的档案分为“学籍档案” 与“人事档案”。大学毕业生的学籍档案是指通过参加全国统一考试并被录取的大中专院校学生的档案, 它以文字资料的形式记录了高考成绩、 在校学习成绩、 家庭状况、在校期间的表现和奖惩情况等。大学毕业生的人事档案由学籍档案转换而来,是指毕业生毕业后,在其学籍档案中放入该毕业生的报到证,然后由学校将档案转交毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构。这时的学籍档案正式成为人事档案,它是通过毕业生与用人单位或委托的人才交流机构签订就业协议,然后履行相关毕业程序并取得报道证后,才得以实现。

现在的毕业生都有一种比较普遍的现象:对档案不了解也不关心。由于国家相关政策,规定毕业生毕业后暂时找不到就业单位的,其档案可免费由学校保存两年,有些同学就误以为既然学校免费保存,就无须再到人才交流机构托管了。其实,学校保存的只是你的“学籍档案”,而真正发挥作用的恰是你的人事档案,如你的转正定级、职称评定等相关事宜都是由学籍档案转换成人事档案后才能进行的。

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下面我们就来仔细了解一下人事档案的保管去向吧。

首先,人事档案的保管必须由人事部门完成,个人不能保管人事档案。当然,也有的学校在毕业的时候会把档案发给学生,让学生们报道的同时及时把档案存放到人才交流中心,但这并不意味着自己可以保管档案,这种情况下千万不要乱动档案袋上的封条,遇到过好多人因为私拆了档案,导致档案无法接收,只能回学校重新整理发送, 增添了不必要的麻烦。

其次,档案基本都是通过邮局的机要通道邮寄的,邮局的机要通道是非常安全的档案邮寄渠道,但邮寄速度慢,可能要一两个星期, 当然也有学校会亲自派车送档案到生源集中地区的人才交流中心。档案由一个地区转到另一个地区不是随便拿着就走的,需要有档案接收地的人事部门出具的调档函,原则上档案不可以本人经手,需要打上封条盖上章然后通过机要邮寄。

第三,毕业的时候,学校都会发给学生一张手掌大的纸片,即所谓的报到证,报到证完整版比 A4 纸略小,一般发到学生手里的只有上半截,下半截的是存在档案中的。全日制专科本科一般是上半截蓝色的,有拿到报到证的学生,可以看下报到证的抬头是开到哪里的,一般要求去哪报道档案就在哪

第四,本地生源的毕业生,考取外地大学,如果是省内的,档案一般是会发回原籍,由学校直接通过机要方式邮寄到生源地的人才交流中心,如果是外省大学,则有可能需要去省会城市或地级市的人才交流中心查询。

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最后,希望这篇小文能给大家带来帮助。

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