入职时档案在自己手里怎么处理

我们要明确的一点是,档案是机要文件,涉及到自己的隐私和法律效用,按相关规定要求是不能个人保存档案的。如果因为特殊原因,个人暂时拿到自己的档案,也要保证档案的完整性并及时去托管档案。

在社会上,有超过九成以上的人都有入职公司工作的经验,由于公司的性质不同,对入职人员的要求也不尽相同。尤其是对于刚踏入社会的大学生,一切都是新鲜而陌生的,如何入职,入职需要办理什么手续,入职时自己的档案该怎么处理等等,对于他们来说都是问号。今天,我们就针对“入职时档案在自己手里”这一话题,来讨论一下我们该如何处理。

档案处理方法

第一步:了解公司背景,询问人事部门是否有档案管理资质

入职前,有些朋友会在网上搜索公司名称,了解公司背景以及相关情况,即使自己不了解,人事专员在招聘时,也会介绍公司的情况。

如果你入职的公司是国企或者机关单位(有编制的机构),这些企业都是已经取得了档案管理资质的。如果你入职的是私企或者民营企业,都是没有档案管理权限的。具体的情况,你可以咨询公司的人事部门,现在一些大型合资企业也是很正规的,为了规范员工的管理制度,也会去申请档案管理资质。

第二步:如果入职的公司以接收档案,将档案交接到公司人事部门

有档案管理资质的公司,在入职的时候,人事部门会主动问询你的档案情况,如无特殊情况都会要求员工将档案转入公司保管。此时,你可以在办理入职手续时,一起将档案和相关资料提交到公司,办完手续后即可放心将档案托管到公司。在日后的工作中,公司不仅会安全的保存档案,也会定时帮你更新档案资料。

第三步:如果公司不具备接收档案的资质,可以将档案托管到人才中心

现在有不少私人企业的经济效益也是不错的,不仅能为当地创造经济价值,还能缓解当地的就业压力,但是这种企业规模小且制度也完善,没有档案管理资质,也就不能接收员工的档案。此时,一般员工的的档案有两种渠道可以托管到当地的人才中心。第一种渠道是,虽然公司本身不具备档案管理权限,但是公司出资将员工档案的管理工作代理给人才中心,由人才中心统一管理。第二种渠道是,由员工自己跟人才中心签订人事代理合同,自己出钱将档案托管到人才中心。

档案处理方法

我们要明确的一点是,档案是机要文件,涉及到自己的隐私和法律效用,按相关规定要求是不能个人保存档案的。如果因为特殊原因,个人暂时拿到自己的档案,也要保证档案的完整性并及时去托管档案。

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