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大学生档案要如何存放管理？

康鹏健 • 2023年06月07日 17:19:31 • 档案托管 • 阅读 1402

大学生学籍档案是学生通过全国统考并被录取的档案。其形式为书面材料，记录高考成绩、学业成绩、家庭情况及在校表现。人事档案由学校学籍档案门转换而来的，即毕业生毕业后将学籍放入社会的档案管理部门，再转至毕业生就业单位人事部门或委托学校人才交流机构办理。

只有我们的学籍档案正式成为人事档案，然后毕业生与用人单位或人才交流机构签订就业协议，执行相关的毕业手续，取得毕业证书后，才能办理学籍存放手续。现在的毕业生有一种比较常见的现象：他们不了解或者不关心档案。

按照国家有关政策，毕业生毕业后，如果暂时无法找到工作单位，学校可以免费保留两年。有些学生误以为这些服务都是免费的，所以他们不需要到人才交流中心去存放。事实上，学校只是保留了你的学籍档案。

如何保存个人档案？

（1）人事档案的保管首先必须由人事部门负责。私人不得保存人事档案。一些学校当然会在毕业时把档案寄给学生，这样学生就可以在报到时及时地把档案存在人才交流中心，但这并不意味着他们可以自己保存档案。在这种情况下，我们绝不能随意处理自己的个人档案。档案袋上的封条如果拆下来，会给我们带来许多麻烦。我见过很多人私下打开这些档案，所以部门就不能接收这些档案。它们必须返回学校重新密封档案。

（2）其次，档案基本上是通过邮局的机要渠道寄出的。邮政机要是一种非常安全的调档方式，但邮件发送非常缓慢，可能需要两个星期。一些学校当然会亲自把档案送到学生集中存放地的人才交流中心。正常情况下档案要求接收地点的人事部门出具一封传送信(调档函)，以便进行调档。个人档案原则上不能单独处理自己的档案。而且只有密封后的档案才能通过机要发送。

（3）第三，学校在毕业时会发给学生一张掌上大小的证书，称为报到证。报到证通常上半部呈蓝色。如果学生已经拿到了证书，你就可以看到档案存放报道的位置。这样就能知道我们去哪里报道了。

（4）本地学生的毕业生有时也会被其它地区的大学录取。若档案是外省来的，一般会把档案寄回原籍地，这段时间学校会把档案保密地直接寄给学生。如人才交流中心在其他省份，则可能需要到省会或地级市人才交换中心咨询进行存放。

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