浅谈公司托管档案服务机构

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随着经济发展的全球化和网络化趋势的不断加深随着经济发展的全球化和网络化趋势的不断加深,公司的生存环境和发展环境也越来越复杂。公司也需要不断地进行调整,以追求公司的可持续发展。档案信息工作作为公司的重要有机组成部分,如何发展和完善自身以帮助企业获得更好的发展,是公司档案工作人员需要密切关注的问题。其中公司档案工作是否可以采取外包的形式,也就是说公司档案托管机构是否可以承担起责任,为公司做好档案管理工作。这一话题逐渐引起了人们的关注。

第一个值得关注的问题,就是“公司档案托管机构”是否有市场?在以前,我国可以说是一个企业办社会,企业作为一个小的单位却具有十分齐全的功能,真的应了“麻雀虽小五脏俱全”这句话。但是随着现代化的不断发展和公司结构的不断转型,公司也要将一些原有的职能剥离出去,为公司减负,更好地促进公司的发展。那么公司是否可以考虑把档案管理也从公司职能中分离出去,委托第三方进行托管呢?在我看来,我觉得这并不是不可能的。

我们应该认识到,公司把档案管理工作委托第三方机构进行托管,并不是要求大大小小的公司都这样做。公司是否应该把档案管理工作外包出去,这就应该视公司自身的情况而定。如果公司将档案管理工作外包之后,公司的工作效率可以得到明显的提升,那么档案管理工作外包就有利于公司的发展。反之,如果公司将档案管理工作外包之后,公司的发展受到了阻碍,那么该公司就不应该采取这一行为。

此外,建立“公司档案托管机构”并不是对已有的档案机构的全盘否定,而是在原有的基础上进行改造和创新而是在原有的基础上进行改造和创新,以寻求一种更加适合公司发展的管理体制和运行机制。而且在建立“公司档案托管机构”之后,该机构能否得到公司的认可,又是一个我们需要考虑的问题。

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第二个值得关注的问题,就是公司档案托管机构能否生存下去?公司想要获得良好的发展,想要不断地走下去,就要不断地变革自身。正如历史唯物主义所指的那样,我们要用动态的,变化的,发展的眼光去看待事物。在总体上看来,我国大多数大型企业已经建立起了企业内部的档案管理机构,并且发展出了四种主要的管理模式。不同的管理模式各有特点,有他们自己的长处和不足。

我们知道任何事物的发展都不是一帆风顺的,因此,“公司档案托管机构”作为一个新生的事物,其建立同样也会遭遇很多挫折和磨难。这种困难首先出现在公司的保密问题上。“公司档案作为公司储备技术储备文化内涵,商业秘密和知识产权的重要资源公司对他具有独立的支配权。”那么在我们将公司档案托管出去之后,如何保证公司的内部信息不会被泄露出去呢?

公司要发展就必须要创新,公司档案管理外包可以说是一个必然的趋势。当公司档案管理外包工作成熟之后,定会为公司的发展注入动力。为此,我们还要需要不断地付出努力。

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本文【浅谈公司托管档案服务机构】由作者:彭彤 原创发布于档案查询网,未经作者许可,禁止转载。

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